Datça’da Toplantı Kültürü !?
Bir toplantıyı yönetmek yalnızca kimin ne zaman konuşacağına karar vermek değildir.
Asıl mesele, toplantının daha başlamadan nasıl yönetileceğini herkesin bilmesini sağlamaktır.
Kim konuşacak?
Hangi konu başlığı ele alınacak?
Konuşmacının süresi ne kadar?
Basın ne zaman görüntü alacak?
Gazeteciler ne zaman soru soracak?
Katılımcılar ne zaman söz isteyebilecek?
Toplantı ne zaman başlayacak ve ne zaman bitecek?
Bunların önceden belirlenmesi, toplantı yöneticisinin yetkisini azaltmaz.
Tam tersine, yönetme gücünü ve kurumsal ciddiyeti artırır.
☆☆☆
“Yetki bende” demek başka, toplantıyı iyi yönetmek başka!
Elbette toplantının başkanı veya yöneticisi, mevzuatın ve toplantı kurallarının kendisine verdiği yetkileri kullanacaktır.
Bunda tartışılacak bir şey yok.
Ancak kamu yönetiminde önemli olan yalnızca “Benim yetkim var” diyebilmek değildir.
O yetkiyi öngörülebilir, şeffaf ve profesyonel bir yöntemle kullanabilmek de yönetimin bir parçasıdır.
Çünkü toplantıya katılan herkesin zamanı değerlidir.
Gazetecinin de…
Konuşmacının da…
Davetlilerin de…
Meclis üyesinin de…
Vatandaşın da…
Ve toplantıyı yöneten kişinin de.
☆☆☆
Daha önce önermiştim!
Bunu bugün ilk kez söylemiyorum.
Daha önce bizzat katıldığım bir toplantıda, meclis toplantıları ve diğer kurumsal toplantılarda olası polemikleri engelleten, toplantı uönetimini kolaylaştıran “toplantı akış programı” oluşturulmasının yararlı olacağını ifade etmiştim.
Üstelik burada olağanüstü bir şeyden söz etmiyoruz.
Dünyanın pek çok yerinde toplantı, konferans, zirve ve basın organizasyonlarında kullanılan oldukça basit bir sistemden söz ediyoruz:
Run of Show / Toplantı Akış Programı.
Toplantının daha başlamadan nasıl ilerleyeceğini gösteren bir plan.
Kısa şema şu şekilde:
| Saat | Konu | Konuşmacı | Süre | Basın |
|---|---|---|---|---|
| 10.00 | Açılış (07:00 dk) | Başkan | 5 dk. | Görüntü |
| 10.05 | Gündem 1 (05:30 dk.) | İlgili birim | 15 dk. | — |
| 10.20 | Gündem 2 (03:00) | Konuşmacı | 10 dk. | — |
| 10.30 | Değerlendirme (07:30 dk) | Başkan | 10 dk. | Görüntü |
| 10.40 | Basın soru-cevap-görüntü alma (10:00 dk ) | — | 15 dk. | Soru |
| 10.55 | Kapanış (04:00 dk.) | Başkan | 5 dk. | Görüntü |
bu sadece aslından alıntı kısa bir örnek…
Ama böyle bir program olduğunda herkes neyle karşılaşacağını bilir.
Konuşmacı, kendisine ayrılan zamanı bilir.
Basın, görüntü alacağı zamanı bilir. Kendisi için belirtilen saatte gelir gider, bir başka toplantı için vakit kazanır.
Gazeteci, soru soracağı zamanı bilir, ne zaman görüntü alacağını bilir.
Konuşmacılar, ne kadar süre konuşacağını önceden bilir, ona göre metnini düzenlemiş olur.
Toplantıyı yöneten kişi de sürekli olarak “Şimdi ne yapacağız?” sorusuyla uğraşmak zorunda kalmaz.
☆☆☆
Peki bunun ne zararı var?
Hiçbir zararı yok.
Aksine, çok önemli bir faydası var, bı yüzden bütün dünya kullanıyor:
Toplantıyı yöneten kişiyi gereksiz tartışmaların dışına çıkarır. Hiç bir polemiğin doğmasına müsade etmez. Yüksek toplantıları takip eden basın mensupları ve bu toplantılara davet edilenler bu şemayı bilir.
Bu şema sayesinde; Tüm kurallar toplantı başlamadan bellidir.
“Ben sana bu kadar süre verdim.”
“Daha fazla konuşamazsın.”
“Şimdi basın görüntü alamaz.”
“Zaten canlı yayın var, laf kesip durma”
“Şimdi soru alınmayacak. Basın dışarı çıksın”
gibi toplantı sırasında ortaya çıkabilecek tartışmaların önemli bir bölümü, daha önceden hazırlanmış bir programla zaten ortadan kaldırılabilir.
Böylece mesele kişiselleşmez.
Kararı kişi değil, önceden ilan edilmiş toplantı akışı belirler.
İşte kurumsallık biraz da budur.
☆☆☆
Başkan’a da haksızlık etmeyelim
Burada özellikle bir ayrım yapmak gerekiyor.
Bir toplantının sıkı biçimde yönetilmesi, toplantıyı yöneten kişinin “diktatör” olduğu anlamına gelmez. Ancak ayak artık tökezlemiştir, her türlü darbe olasıdır.
Zaten böyle kolay etiketler üzerinden siyaset ve kamu yönetimi tartışmak doğru değildir.
Ancak…
Bir yönetici, toplantı düzenini önceden açık biçimde ortaya koymazsa ve toplantı sırasında söz, süre veya basın erişimi konusunda tartışmalar yaşanırsa, yönetim biçimi hakkında gereksiz bir algı oluşmasına da zemin hazırlayabilir.
Bunun önüne geçmek ancak daha önce ve bugün yine önerdiğim şema ile mümkündür.
Hem de çok kolay bir şekilde.
☆☆☆
Bu yalnızca belediye için değil
Aslında mesele Datça Belediyesi’nden de büyük.
Bu, Datça’nın toplantı kültürü meselesidir.
Kamu kurumlarında, siyasi partilerde, meslek kuruluşlarında, sivil toplum örgütlerinde ve kamuya açık toplantılarda uygulanabilecek basit bir standarttan söz ediyoruz.
Çünkü iyi yönetim yalnızca doğru karar almak değildir.
Doğru kararı doğru yöntemle anlatabilmek de yönetimin bir parçasıdır.
Ve bazen bir kurumun profesyonelliğini gösteren şey, çok büyük projeler değil;
toplantı programındaki beş satırdır.
☆☆☆
Başkanın yetkisi tartışılmaz, çünkü o da mevzuatta önceden belirtilmiştir. Bu ne kadar kesinse toplantı öncesi dağıtacağınız şema da kesinlik sağlayacaktır.
Bu aynı zamanda,
Yetkinin en güçlü hali, kendisini sürekli hatırlatmak zorunda kalmadığı haldir.
☆☆☆
Neden bu yazıyı yazdım?
Datça Belediye Meclisi’nin 1 Eylül toplantısında yaşanan söz hakkı tartışması, toplantının ardından yapılan siyasi açıklamalarla büyüfü, siyasiler tepki verdi. Kim Ne Dedi? Haberi 》
☆☆☆
Keyifli Datça Yandaş Değil, Mesafelidir !
Bugün Aytaç Kurt vardır. Yarın başka biri olacaktır. İsim değişir, makam değişir, siyasi kimlik değişir. Bizim mesleki mesafemiz değişmez. Yazısı 》
